با ارزش‌ترین دارایی افراد زمین و ملک آنهاست. سند مالکیت آن زمین یا ملک نیز نشان دهنده حق مالکیت فرد نسبت به آن است. سند مالکیت در گذشته سند منگوله دار و به شکل دفترچه بود.
اما امکان ارتکاب جرم جعل در چنین سندی بسیار زیاد بود و افراد زیادی نیز قربانی چنین جرمی شدند از همین جهت دولت راهی اندیشید تا بتواند اسناد مالکیت را امن‌تر کند تا دیگر کسی نتواند آن را جعل نماید.
از همین رو سند تک برگ را جایگزین سند منگوله دار کرد. سند تک برگ به شکل مکانیزه صادر می شود و نمی توان آن را به راحتی سند منگوله دار و دفترچه‌ای جعل کرد.
اعتبار سند تک برگ بیشتر است و بسیار رواج پیدا کرده زیرا هر نقل و انتقالی که شورت بگیرد لازم است تا سند تک برگی وجود داشته باشد. این سند صرفا یک هولوگرام دارد و مانند قولنامه یا سند قبلی دفترچه‌ای نیست.
نخست؛ مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک کشور: متقاضی دریافت سند تک‌برگی باید در وهله نخست به اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه کرده و فرمهای مخصوص را تکمیل کند. اگر ملک دارای چندین مالک مشاعی است، میبایست همه آنها فرمها را تکمیل کنند.
همچنین فرم مخصوص اداره پست نیز باید تکمیل شود. چرا که مسئولیت ارسال سند تکبرگ به مالک، بر عهده اداره پست است.
همچنین لازم است کلیه تسویهحسابهای شهرداری، استعلام سند، ارائه نامه از سازمان نوسازی مبنی بر کاربری ملک و … نیز انجام گیرد.
اسناد مالکیت دفترچه‌ای یا تک‌برگی ممکن است به صورت شش‌دانگ، مشاع یا اعیانی صادر شود.
سمت راست بالای صفحه، شماره سریال سند و در سمت چپ بالای صفحه استان و شهر و تاریخ صدور سند قید شده است.
در متن اصلی سند مشخصات ملک شامل استان، شهرستان، بخش ثبتی، ناحیه، شماره فرعی، اصلی، مفروز و مجزای از قطعه و شماره ملک آمده است.
در همین قسمت مساحت به مترمربع، بلوک، سمت، طبقه، تاریخ، ثبت، شماره دفتری املاک، صفحه و شماره ثبت ملک، ذکر شده است.
مشخصات خاصی در پایین کادر این قسمت آمده است که شامل نوع ملک، کاربری، وضعیت خاص، بها، نوع و میزان مالکیت، شماره سریال، نشانی ملک و کد پستی می‌شود.
از نکات برجسته و متمایز سند تک‌برگی در مقایسه با سند دفترچه‌ای صراحت و ذکر نوع ملک (طلق…)، کاربری (مسکونی…)، وضعیت خاص، نوع مالکیت و نشانی ملک و کدپستی ملک است که در شناسایی ملک اهمیت به سزایی دارد.
در پایین‌تر، مشخصات مالک شامل نام، نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه یا ثبت، شماره یا شناسه ملی، محل صدور یا ثبت، تاریخ تولد با ثبت، تابعیت و مستند مالکیت آمده است.
در کادر پایین‌تر، تصویر نقشه کاداستر ملک آمده است که از امتیازات ویژه سند تک‌برگی نسبت به سند دفترچه‌ای است که در شناسایی ملک بسیار موثر است.
در کادر آخر صفحه اول سند تک‌برگی، شناسه ملی جغرافیایی املاک و مستغلات (جام) و بارکد آمده است که از امتیازات ویژه سند تک‌برگی نسبت به سند دفترچه ای است و در هویت و اصالت ملک و سند آن اهمیت دارد.
در پشت صفحه در بالای کادر اول شماره سریال و شماره اختصاصی فرم آمده است.
کادر اول: اختصاص به ملاحظات، حدود، مفروزات، منضمات و حقوق ارتفاقی ملک دارد و در ذیل کادر، نام و نام خانوادگی رئیس ثبت اسناد و املاک، و مهر و امضاء آمده است و در انتهای کادر مستند قانونی سند این عبارت قید شده است که:
این سند مالکیت رسمی است و مطابق با ثبت دفتر املاک و بر اساس ماده ۲۲ قانون ثبت صادر و در یک برگ تسلیم می‌شود.
کادر پایین پشت صفحه سند تک‌برگی، اختصاص به محدودیت‌ها و نقل و انتقالات دارد.
دوم؛ ارائه سند منگوله‌دار: متقاضی دریافت سند تک‌برگی، باید سند منگوله‌دار را ارائه دهد و در صورتی که سند گم شده باشد یا به هر نحوی به آن دسترسی نباشد، باید قبل از انجام هر اقدامی، سند المثنی دریافت شود.
سوم؛ پرداخت کلیه هزینهها و ارائه کلیه مدارک مربوط به مالک و ملک.
چهارم؛ ذکر آدرس دقیق ملک همراه با کروکی و کد پستی.
پنجم؛ با توجه به اینکه امروزه درخواست صدور سند، به صورت الکترونیک انجام می‌شود، میتوان با کد رهگیری که در زمان تشکیل پرونده، اختصاص داده می‌شود، مراحل صدور سند را پیگیری کرد.
ممکن است به دلایل مختلفی اقدام به تعویض سند دفترچه‌ای به سند مالکیت تک برگی کنید، به عنوان مثال ملکی را خریده‌اید یا به فروش رسانده‌اید و یا می‌خواهید سند منگوله‌دار قدیمی را به سند تک برگی تبدیل کنید. در هر دو حالت برای تبدیل سند منگوله‌دار به سند ملک تک برگ گرفتن استعلام از سازمان ثبت املاک کشور الزامی است.
صاحب سند با مراجعه به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور کلیه اسناد ثبتی به نام خود را استعلام می‌کند. طی این استعلام سازمان ثبت اسناد و املاک کلیه پلاک ثبتی صاحب سند را در اختیار او قرار می‌دهد. این نکته را در نظر داشته باشید که برای استعلام سند مالکیت تک برگی از طریق کد ملی تنها به صاحب شماره کد ملی داده خواهد شد و افراد نمی‌توانند بدون حضور دارنده شماره کد ملی از سازمان ثبت اسناد و املاک درخواست استعلام کنند.
اگر شما دارای سند ملک تک برگی هستید و بنا به دلایل مختلف مثل انتقال سند قصد استعلام سند مالکیت تک برگ دارید، می‌توانید به دفترخانه اسناد مراجعه کنید و با دادن شماره سند، استعلام سند مالکیت تک برگی را دریافت کنید. همچنین می‌توانید به صورت آنلاین با مراجعه به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، استعلام سند تک برگی را دریافت کنید.
اقدام برای سند تک برگ دو حالت دارد: ممکن است فرد سند منگوله دار داشته باشد و بخواهد سند تک برگ بگیرد که در این حالت به اداره ثبت اسناد مراجعه می نماید و ممکن است ابتدائاً اقدام کند که جایی است که ملکی را قولنامه ای خریده باشد و بخواهد برای سند آن اقدام کند که هردو به دفتر اسناد رسمی مراجعه و می توانند ملک را ثبت کنند.
چنانچه مالک یک ملک اشخاص حقوقی باشند شماره ثبت حقوقی آن و سایر مدارک برای آن اولین مرحله از مراحل دریافت سند تک برگی، مراجعه به دفاتر ثبت است.
طبق ماده۹ قانون ثبت، ثبت املاک اجباری است. طبق ماده فوق در نقاطی که اداره ثبت موجود است از تاریخ اجرای آن و در سایر نقاط پس از تشکیل اداره یا دائره ثبت وزارت عدلیه حوزه هر اداره یا دائره ثبت را به چند ناحیه تقسیم کرده و به ثبت کلیه اموال غیر منقول واقعه در هر ناحیه اقدام می‌کند.
مطابق قانون ثبت؛ قبل از اقدام به ثبت عمومی املاک هر ناحیه حدود ناحیه مزبور و این که املاک واقعه در آن ناحیه باید به ثبت برسد بوسیله اعلان در‌جراید با اطلاع عموم خواهد رسید – اعلان مزبور در ظرف ۳۰ روز ۳ مرتبه منتشر می‌شود.
از تاریخ انتشار اولین آگهی مذکور در ماده ۱۰ تا شصت روز باید متصرفین بعنوان مالکیت و اشخاص مذکور در دو ماده ۲۷ و ۳۲ نسبت به املاک واقع در آن ناحیه بوسیله اظهارنامه درخواست ثبت نمایند اداره ثبت مکلف است تا نود روز پس از انتشار اولین آگهی مذکور صورت کلیه اشخاصی را که اظهارنامه داده‌اند با نوع ملک و شماره‌ای که از طرف اداره ثبت برای هر یک معین شده در روزنامه‌ها آگهی نماید و این آگهی تا شصت روز فقط در دو نوبت به فاصله سی روز منتشر خواهد شد.
مأمور انتشار آگهی‌ها پس از انتشار و الصاق آگهی‌ها باید گواهی انتشار از کدخدای محل یا ژاندارمری یا پاسبان اخذ و تسلیم اداره ثبت نماید و در این موارد کدخدا و سایر مأمورین دولتی باید به مأمورین ثبت مساعدت نموده و گواهی لازم را به مأمور ثبت بدهند.
مرحله دوم گرفتن سند تک برگ، گرفتن استعلام های مربوط به شهرداری، دارایی و اداره ثبت است که دفترخانه می دهد و شما پاسخ را برمی گردانید. استعلام سند قبلی بسیار مهم است زیرا نشان می دهد که آیا ملک منتقل شده یا نه؟ و آیا در رهن می باشد یا نه؟ جواب استعلام فوق که در همان دفتر اسناد رسمی صورت می گیرد در همان دفترخانه و به صورت مکانیزه انجام می شود.
مرحله بعدی در اخذ سند تک برگ این است که شما با شهرداری تسویه حساب کنید و از لوازم آن نیز این است که شما باید گواهی پایان کار شهرداری ارائه دهید. گواهی بعدی ارائه نامه از سازمان نوسازی شهری است که این نامه برای تعیین نوع کاربری ملک است با این نامه مشخص می شود ملک شما کاربری مسکونی دارد یا تجاری و…
برای صدور سند تک برگ، لازم است که مراحل ثبتی ملک طی شده، اطلاعات مندرج در درخواست و اسناد پیوست آن، با اطلاعات نظام جامع یکسان بوده و مغایرتی نداشته باشد و همچنین ملک معارض نداشته باشد
برای صدور سند تک برگ وفق قانون جامع حد نگار(کاداستر) از جمله مواد 12 الی 14 این قانون شرایط زیر لازم است:
1- مراحل ثبتی ملک طی شده باشد و ملک دارای سند رسمی مالکیت به نام متقاضی باشد.
2- اطلاعات مندرج در درخواست و اسناد پیوست آن، با اطلاعات نظام جامع یکسان بوده و مغایرتی نداشته باشد.
نظام جامع اطلاعات املاک و حدنگار (کاداستر) کشور و سامانه اطلاعات رایانه ای مکان محوری است که کلیه اطلاعات حدنگاری از جمله اطلاعات نقشه ها و اسناد مالکیت حدنگار و سایر اطلاعات ثبتی، حقوقی و توصیفی کلیه املاک و عارضه های طبیعی کشور در آن ثبت می شود.
3- ملک معارض نداشته باشد و اگر سند معارض داشته باشد، وفق لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض در مراجع ذیربط (هیأت نظارت، شورای عالی ثبت، دادگاه) رفع تعارض شده باشد.
در مواردی که برای ملک، معارضی وجود داشته یا بین مالکان مجاور در مورد مساحت، حدود و حقوق املاک اختلاف باشد و با یکدیگر به توافق نرسند، صدور سند مالکیت حدنگار تا وصول حکم قطعی مرجع صالح، متوقف می شود.
